Valikko

Sihteerit ottivat askeleen kohti organisaatiomuutosta

Julkaisupäivä 22.2.2018 12.00 Blogit

"Muutos ei pelota vaan tarjoaa mahdollisuuksia", todettiin Muuttuvan maailman sihteeritaidot -koulutuksessa. Kaikille syyttäjälaitoksen sihteereille järjestettiin viime vuoden lopussa kaksipäiväinen yhteiskoulutus suunnitteilla olevien aluejakojen mukaisesti.

Itä-Suomen sihteerit käynnistämässä ryhmätyöskentelyä Muuttuvan maailman sihteeritaidot -koulutuksessa.

Etelä-Suomen tilaisuuteen osallistuivat Helsingin, Länsi-Uudenmaan ja Itä-Uudenmaan sihteerit. Länsi-Suomessa mukana olivat Länsi-Suomen, Sisä-Suomen ja Pohjanmaan sihteerit. Itä-Suomen tilaisuuteen osallistuivat Salpausselän ja Itä-Suomen sihteerit. Pohjois-Suomen koulutuksessa olivat Oulun ja Lapin sihteerit.

Antoisinta oli verkostoituminen

Koulutuksen tavoitteena oli verkostoitua oman tulevan syyttäjäalueen kollegoiden kanssa ja antaa valmiuksia sihteeritaitojen ylläpitämiseen tulevaisuudessa. Yhteydenpito tulevan alueen kollegoihin on jatkossa helpompaa, kun kasvot ovat tuttuja.

- Tärkeintä näiden päivien aikana oli verkostoitua alueen muiden sihteereiden kanssa, syyttäjänsihteeri Minna Keinonen summasi koulutuksen antia.

Samaa mieltä oli syyttäjänsihteeri Liisa Laine:

- Oli oikein hedelmällistä nähdä yhdistymisen jälkeen tulevat uudet kollegat ja tutustua heihin.

"Yhteen hiileen puhaltaminen on muutosvaiheessa tärkeää."

Sihteerit kokivat koulutuksen hyödylliseksi monestakin syystä.

- Koulutus oli hyvin suunniteltu, ja se poikkesi aiemmista. Tämä koulutus antoi valmiuksia tulevaan organisaatiouudistukseen. Se myös käynnisti ajatustyön ja valmistautumisen tulevaan muutokseen, taloushallinnon asiantuntija Elvi Rantahalvari pohti.

Syyttäjänsihteeri Merja Mäki-Teppo piti tärkeänä sitä, että tilaisuudessa kuultiin sihteerien ajatuksia, tuntemuksia ja huomioita uudistuksesta, ja ne luvattiin viedä eteenpäin.

- Tuli myös todettua, että samassa veneessä ollaan, ja yhteen hiileen puhaltaminen on muutosvaiheessa tärkeää, Merja totesi.

Yhtenäiset toimintatavat nähtiin hyödyllisinä

Tunnelma kaikissa koulutuksissa oli muutoksille avoin, ja kiinnostusta sihteerityön kehittämiseen yhdessä löytyi. Uusien alueiden nähtiin tarjoavan mahdollisuuksia mm. järjestää sijaisuudet entistä paremmin, kehittää asiakaspalvelua ja oppia työkavereilta.

Jotta sijaisuudet voidaan järjestää sujuvasti, tarvitaan ainakin osin nykyistä yhtenäisempiä työtapoja – haasteista riippumatta.

- Keskusteluissa ilmeni, että vaikka perustyö on kaikilla samanlaista, erilaisia käytäntöjä on melkein yhtä monta kuin alueella on palvelutoimistoja. Omat haasteensa työtapojen yhtenäistämiseen ja sijaistuksiin tuovat alueen useat poliisilaitokset ja käräjäoikeudet, Minna Keinonen pohti.

Hänen mielestään on hyvä tietää, mistä lähtökohdista työtapoja aletaan kehittää. Niiden kehittäminen ei ole pelkästään syyttäjänvirastosta kiinni.

Uudet alueet tarjoavat mahdollisuuden järjestää sijaisuudet entistä paremmin.

Merja Mäki-Teppo pitää tärkeänä myös selkeitä, yksityiskohtaisia toimintatapoja, ohjeita ja työnkuvia. Yhteisten ohjeiden kannalla on myös Minna Keinonen.

- Yksi virasto ja sen myötä yksi yhteinen työjärjestys sekä muut yhteiset ohjeet mahdollistavat oikeudenmukaisen ja tasapuolisen kohtelun virkapaikan sijainnista riippumatta.

Kysymyksiä yhä vailla vastausta

Sihteerit arvelevat tarvitsevansa tukea työhönsä tulevassa organisaatiossa. Neuvoja tarvitaan ainakin Skypen käytössä sekä sähköisten pöytäkirjojen käyttöönotossa ja laatimisessa. Myös videotapaamisia kaivattiin, jotta voidaan yhdessä käydä läpi eteen tulevia uusia asioita ja ongelmatilanteita.

Moni asia jäi vielä ilman vastausta. Mitä perussihteerin työhön kuuluu organisaatiomuutoksen jälkeen? Pysyykö työni edelleen monipuolisena ja mielekkäänä vai yksipuolistuuko se? Ovatko IT-taitoni riittävän hyvät? Pysynkö mukana jatkuvassa muutoksessa? Onko etätyö vihdoin mahdollista myös sihteereille? Miten hyvä sidosryhmäyhteistyö onnistuu jatkossa? Voiko jatkossakin työskennellä omassa toimipisteessä?

Yhteiset ohjeet mahdollistavat tasapuolisen kohtelun virkapaikan sijainnista riippumatta.

Alueellisia koulutuspäiviä toivottiin järjestettävän myös jatkossa, jotta kollegojen kohtaaminen, työtapojen yhtenäistäminen ja ajankohtaisista asioista keskusteleminen onnistuisi vaivattomasti.

Moni suhtautuu tulevaan uudistukseen rauhallisin mieli, eikä uuden oppimistakaan kaihdeta.

- Yleensä muutokset tuovat uutta intoa työhön, kun alun haasteellisuudet on ohitettu. Oma asenne on muutoksessa kuin muutoksessa ratkaiseva tekijä, Merja Mäki-Teppo uskoo.

Tästä on hyvä jatkaa yhteistä taivalta kohti uutta organisaatiota.

Sihteerit istumassa kahden pitkän pöydän äärellä ja lukemassa papereita.

Taitavan sihteerin työkalupakki

1. Hyväksy erilaisuus

2. Opettele olemaan enemmän läsnä

3. Luota intuitioosi

4. Älä puhu huhupuheita

5. Puhu hiljempaa ja hiljennä vauhtia

6. Arvosta muidenkin työtä

7. Ole positiivinen – negatiivisuus tarttuu helpommin

8. Muista kuunnella

9. Tee lyhyitä ja ytimekkäitä sähköposteja

10. Kunnioita toisen työrauhaa – mieti, miten kukin voi saada keskeytymätöntä työaikaa

11. Ei muutoksessa ole mitään ihmeellistä

12. Muista syvähengittää, ole rauhallinen

13. Luota itseesi ja kykyyn oppia uutta

14. Hankalia ihmisiä ei ole olemassakaan

15. Älä provosoidu, älä häkelly

16. Mieti ydinviesti

17. Suodata kuulemaasi

18. Muista tuuletustunneli – toisesta korvasta sisään, toisesta ulos

19. Pidä hyvinvointipöytä tasapainossa

20. Ole oma itsesi, luota ammattitaitoon

Sihteeripäivien päätteeksi koottiin keskeiset ajatukset Taitavan sihteerin työkalupakkiin, johon voi aina välillä itsenäisesti palata. Yllä olevaan listaan on koottu erään alueen työkalupakki.

Tietoa Akkusastoorista

Akkusastoori on Syyttäjälaitoksen tiedotuslehti omalle henkilökunnalle ja sidosryhmille. Lehti kertoo, mitä Syyttäjälaitoksessa tapahtuu, ja käsittelee muitakin alan ajankohtaisia asioita.