Reetta Päivänen aloitti toukokuun puolivälissä asiantuntijana AIPA-hanketoimistossa. Hän uskoo, että AIPA nopeuttaa työskentelyä ja lisää eri toimipaikkojen välistä joustavuutta. Sähköiseen työskentelytapaan siirtymistä kannattaa harjoitella jo nyt.
Millainen työhistoria sinulla on?
Olen työskennellyt seitsemän vuotta käräjäsihteerinä ja 1,5 vuotta syyttäjänsihteerinä. Lisäksi olen toiminut ICT-yhdyshenkilönä, VYVI-projektipäällikkönä ja AIPA-virastokouluttajana. Tällä hetkellä olen virkavapaalla Salpausselän syyttäjänvirastosta.
Miksi hait töihin AIPA-hanketoimistoon?
Työtapojen kehittäminen sekä tuomioistuinten ja syyttäjälaitoksen digitalisoituminen ovat kiinnostaneet minua jo pitkään. Hain asiantuntijan tehtävää, koska AIPA-hanke tarjoaa ainutlaatuisen mahdollisuuden päästä vaikuttamaan tulevan tietojärjestelmän käytettävyyteen syyttäjälaitoksen henkilöstön kannalta. Toimin hankkeessa sekä syyttäjälaitoksen että tuomioistuinten kansliahenkilökunnan työn asiantuntijana.
Mitä toimenkuvaasi kuuluu?
Osallistun erityisesti rikosasioihin liittyvien toiminnallisuuksien määrittelyyn mutta myös yleisten toimintojen suunnitteluun. Testaan tietojärjestelmän osia, kirjaan testaushavaintoni ja testaan tarvittaessa uudelleen. Lisäksi toimin kouluttajana sekä yleisissä hallinnonalan koulutuksissa että AIPAn käyttöönottoon liittyvissä koulutuksissa.
Miltä uusi työ on tuntunut?
Ensimmäinen kuukausi projektin parissa on sisältänyt paljon uuden opettelemista etenkin tuotekehityksen kulusta ja tietojärjestelmän määrittelytyöstä. Työpäiväni ovat täyttyneet nopeasti erilaisilla kokouksilla. Yksi AIPAn vahvuuksista on suunnittelemisen asiantuntijalähtöisyys, mikä tarkoittaa sitä, että pääsin osallistumaan määrittelytyöhön heti ensimmäisellä työviikollani. Toimimme samassa työtilassa tietojärjestelmäasiantuntijoiden kanssa, mikä mahdollistaa AIPAn toimintojen jatkuvan ja sujuvan kehittämisen. Koen tällaisessa projektiorganisaatiossa työskentelyn todella mielenkiintoiseksi ja innostavaksi.
Miten tavallinen työntekijä voi saada äänensä kuuluviin AIPAn suunnittelussa?
Hanketoimistossa on noin kymmenen erilaisissa asiantuntijatehtävissä toimivaa kentän edustajaa niin syyttäjälaitoksesta, käräjäoikeuksista kuin hovioikeudesta. Meidän lisäksemme kentän äänenä toimivat hovioikeuspiirikohtaiset alueelliset avainvaikuttajat, virastokouluttajat, pilotoijat sekä tuki- ja virtuaalitiimien jäsenet. Hanketoimisto ja alueelliset avainvaikuttajat käyvät tälläkin hetkellä keskustelua siitä, miten hankkeen ja kentän välistä yhteistyötä voitaisiin vahvistaa entisestään.
Kentän edustajien lisäksi hanke tekee tiivistä yhteistyötä monien sidosryhmien, kuten poliisin VITJA-hankkeen, kanssa. Tämä laaja yhteistyöverkosto mahdollistaa valtakunnallisen avoimen keskustelun AIPAn kehittämisestä.
Millä mielin odotat AIPAa? Miten se tulee vaikuttamaan erityisesti sihteereiden toimenkuvaan?
Odotan AIPAa innolla. Se tulee korvaamaan syyttäjälaitoksen Sakarin ja Notesin lisäksi myös monia tuomioistuinten tietojärjestelmiä. Kun kaikki viraston asiat käsitellään ja asiakirja-aineisto säilytetään yhdessä tietojärjestelmässä, päivittäinen työskentely nopeutuu ja selkeytyy. Sähköisiin työskentelytapoihin siirtyminen saattaa avata mahdollisuuden sihteerien etäpäivien pitämiseen ja lisää eri toimipaikkojen välistä joustavuutta.
Toimenkuvaasi kuuluu myös muutosjohtaminen. Mitä se käytännössä tarkoittaa?
AIPAn käyttöönotto ei merkitse ainoastaan uuden tietojärjestelmän opettelua, vaan siihen liittyy olennaisesti sähköisiin työskentelytapoihin siirtyminen. Hanketoimisto huomioi tämän erittäin tärkeän toimintakulttuurin muutoksen sekä tietojärjestelmän kehittämisessä että koulutuksissaan. Hanketoimiston vetämä muutosjohtamisverkosto pyrkii kannustamaan virastoja totuttautumaan jo nyt uusiin työskentelytapoihin erilaisten sähköisten kokeilujen kautta. Kaikkia käyttäjiä on tarkoitus tukea tässä toimintakulttuurin muutoksessa.
Mitä terveisiä haluat lähettää syyttäjälaitoksen väelle?
Muutoksiin on aina helpompi sitoutua silloin, kun saa itse olla mukana muutoksen suunnittelussa. Syyttäjälaitoksessa on erittäin ammattitaitoista, vahvalla työkokemuksella varustettua väkeä. Te tiedätte parhaiten oman työnne vaatimat edellytykset. Siksi toivon kaikkien kentän edustajien olevan minuun yhteydessä AIPAan liittyvissä pohdinnoissaan!
