Sivut, joissa tagi sihteerit .

Reija Karjalainen on ollut mukana kehittämässä yhtenäisiä toimintatapoja Pohjois-Suomen syyttäjäalueelle. Siinä avainasemassa on ollut avoin keskustelu, jossa jokaisen mielipide on tärkeä.

Reija Karjalaisen mielestä hyvä syyttäjän ja sihteerin yhteistyö rakentuu molemminpuoliselle kunnioitukselle ja luottamukselle. Kuva: Tuuli Nikki

Reija Karjalainen työskentelee syyttäjänsihteereiden tiiminvetäjänä ja syyttäjänsihteerinä Pohjois-Suomen syyttäjäalueella Oulussa. Syyttäjälaitokseen hän päätyi töihin vuonna 2017 työharjoittelun kautta, jolloin Karjalainen aloitti syyttäjänsihteerinä. Tiiminvetäjän tehtävässä hän on toiminut reilut kolme vuotta. 

Karjalainen on valmistunut ns. oikeustradenomiksi ammattikorkeakoulusta ja opiskelee nyt töiden ohella hallintotieteitä Vaasan yliopistossa.

Sihteerit työskentelevät tiiviinä ryhmänä

Pohjois-Suomen syyttäjäalueella työskentelee 15 syyttäjänsihteeriä. Sihteerit on muodollisesti jaettu kahteen tiimiin, joista toista Karjalainen vetää. Käytännössä sihteerit työskentelevät kuitenkin yhtenä tiiminä, ja Karjalainen tekee jatkuvasti tiivistä yhteistyötä toisen tiiminvetäjän kanssa. Näin alueen sihteereiden töiden tasaaminen ja sijaistuksien järjestäminen on helpompaa. Yhtenä tiiminä toimiminen on luontevaa, kun kaikki sihteerit työskentelevät saman tavoitteen eteen. 

– Sihteereiden tiiviin yhteistyön avulla olemme saaneet työprosessit yhtenäisiksi koko Pohjois-Suomen syyttäjäalueella. Tämä työ aloitettiin jo ennen organisaatiouudistusta, kun Lapissa ja Oulussa oli itsenäiset syyttäjänvirastot. Yhtenäisiin toimintatapoihin tähtäävät muutokset ovat olleet rankkoja, mutta nyt työ tuottaa hedelmää ja asiat sujuvat todella hyvin, Karjalainen kertoo.

Karjalainen korostaa sihteereiden työn tärkeyttä Syyttäjälaitoksen tehtävien hoidossa. Syyttäjien tehtävänä on huolehtia rikosvastuun toteuttamisesta, ja sihteerit ovat omalla työpanoksellaan edistämässä tätä tavoitetta. Sihteereiden tuella syyttäjät voivat keskittyä työnsä ydinasioihin, eli esitutkintayhteistyöhön, syyteharkintaan ja syytteiden ajamiseen oikeudenkäynnissä.

– Hyvä syyttäjän ja sihteerin yhteistyö rakentuu molemminpuoliselle kunnioitukselle ja luottamukselle. On tärkeää, että molemmat pitävät kiinni yhteisesti sovituista toimintatavoista. Tällöin asiat hoituvat vaivattomasti ja ennakoiden, Karjalainen kuvaa.

Pohjoinen on sähköisen käsittelyn edelläkävijä

Pohjois-Suomen syyttäjäalue on hyvin laaja ja sen toimipaikat ovat ympäri Kainuuta, Lappia ja Pohjois-Pohjanmaata. Pitkät välimatkat eivät ole kuitenkaan esteenä toimivaan tiimityöhön. Pohjoisessa asiakirjat kulkevat sähköisessä muodossa. Syyttäjäalue on aktiivisesti valmistautunut rikosasioiden sähköiseen käsittelyyn pilotoimalla AIPA-tietojärjestelmää. 

– Alueellamme kaikki sihteerit ovat voineet tehdä etätöitä jo ennen koronaa, joten yhteydenpito toimii hyvin Teamsilla ja Skypellä. Viikoittaiset sihteeripalaverit ovat tärkeitä ja pidettyjä tiedonkulun kannalta. Sihteereiden kesken on todella hyvä yhteishenki, Karjalainen kehuu.  

Karjalaisen mielestä tiiminvetäjän työssä korostuvat hyvät viestintä- ja tunnetaidot.

– Meillä on panostettu siihen, että jokainen sihteeri saa äänensä kuuluviin ja he voivat matalalla kynnyksellä kertoa mielipiteitään esimerkiksi työprosesseista. Tiiminvetäjänä tähtään siihen, että jokainen tiimin jäsen tuntee itsensä merkitykselliseksi omassa tehtävässään ja osana koko sihteeritiimiä, Karjalainen painottaa. 

Syyttäjänsihteerin työ

•  Pohjois-Suomen syyttäjäalueella on noin 55 syyttäjää, joita avustaa 15 sihteeriä. Pohjois-Suomen syyttäjäalueella syyttäjät ja sihteerit työskentelevät työpareina lukuun ottamatta nopeaa käsittelyä (NOTO).

•  Syyttäjänsihteerit kirjaavat rikosasian vaiheita järjestelmiin, tekevät rekisteritarkistuksia, tilaavat selvityksiä, seuraavat määräaikoja ja tarvittaessa avustavat syyttäjiä muillakin tavoin.

•  Syyttäjänsihteerit hoitavat myös asiakaspalvelua.

•  Syyttäjänsihteereillä on omia vastuu- ja erikoistehtäviä. Perustehtävää täydentävät tiiminvetäjän, koulutussihteerin, ict-yhdyshenkilön, arkistovastaavan, kv-sihteerin ja digivalmentajan tehtävät. Lisäksi Syyttäjälaitoksessa on johdon sihteereitä ja nopean käsittelyn (NOTO) sihteereitä.

Akkusastoori: Töissä Syyttäjälaitoksessa Blogikirjoittaja: Virve Streng

Tuulia Takaselle on tärkeää olla mukana varmistamassa rikosprosessin sujuvuutta. ”Parasta työssäni on vastuullisuus ja joustavuus.”

Tuulia Takanen istuu kirjastossa, hänen takanaan on kirjoja hyllyssä. Hänellä on pitkät vaaleat hiukset ja hän katsoo suoraan kameraan

Tuulia Takanen kokee, että Syyttäjälaitos on työnantajana reilu ja vakaa. Kuva: Lauri Laavakari

Etelä-Suomen syyttäjäalueella Espoossa työskentelevä Tuulia Takanen on ollut syyttäjänsihteerinä vuodesta 2018. Sitä edelsi oikeustradenomiopintoihin kuuluva harjoittelu Syyttäjälaitoksessa. 

– Hakeuduin Syyttäjälaitokseen, koska oikeusasiat ovat aina kiinnostaneet minua. Tunnen myös olevani parhaimmillani tällaisessa sihteeri- ja assistenttihommassa. Tämä sopii minulle ja tätä tykkään tehdä.

Syyttäjänsihteerin työ käsittää perinteisiä sihteerin tehtäviä oikeushallinnon aiheiden parissa. 

– Roolini on kaikkein tärkein syyteharkinnan alkuvaiheessa, kun asiakirjat saapuvat meille, sähköisinä tai paperisina. Käytännössä se tarkoittaa asiakirjojen kirjaamista järjestelmään, asianosaisten vireilläolohakuja, papereiden etsimistä, päätösten lähettämistä ja oikeuden istuntojen kokoamista syyttäjälle, Takanen luettelee. 

Syyttäjänsihteeri tekee myös paljon yhteistyötä sidosryhmien kanssa. Syyttäjälaitoksessa tämä tarkoittaa yleensä poliisia ja muita esitutkintaviranomaisia. Lisäksi yhteistyötä tehdään esimerkiksi Rikosseuraamuslaitoksen, Maahanmuuttoviraston sekä Digi- ja väestötietoviraston kanssa. 

Kun yhteistyö sujuu, molemmat saavat keskittyä rauhassa töihinsä

Hyvä yhteistyö syyttäjän ja sihteerin välillä on Takasen mielestä sellaista, että molemmat saavat tehdä oman työnsä rauhassa, mutta yhteistyö toimii.

– Parasta tehtävissäni on se, että ne ovat todella vastuullisia, mutta työssä on myös joustavuutta. Pääsen kehittämään itseäni ja hyödyntämään taitojani.

Takanen tuntee tekevänsä yhteiskunnallisesti merkityksellistä työtä. 

– Suomessa pidetään tärkeänä toimivaa ja turvattua rikosprosessia, jossa ihmisten oikeudet toteutuvat. Minulle on merkittävää, että pystyn olemaan siinä mukana ja varmistamaan, että prosessi toimii mahdollisimman hyvin, hän sanoo.

Takanen on myös sihteereiden tiiminvetäjä, ja siihen liittyvät tehtävät työllistävät häntä eniten.

– Tiiminvetäjän tehtäviin kuuluu työn organisointia, sihteerityön kehittämistä sekä asioiden ja ongelmien ratkaisemista. Kaikkea, minkä avulla sihteerien ja syyttäjien työ sujuu mahdollisimman mutkattomasti, Takanen kertoo.

Hyvä sihteeri haluaa tukea toisten työtä

Tuulia Takasen mukaan sihteerin työssä on hyvä olla oma-aloitteinen ja kestää painetta. 

–  Asiat voivat muuttua nopeastikin, eikä työpäivä aina mene niin kuin on suunnitellut. Työhön tulee usein keskeytyksiä.

Takasen mielestä sihteeri onnistuu työssään parhaiten, jos hänellä on halu auttaa ja tehdä työnsä mahdollisimman hyvin ja huolellisesti.

Tulevaisuudennäkymistä Takanen mainitsee, että etätyö lisääntyy sihteereilläkin.

– Tällä hetkellä voin tehdä osan työstäni etänä. Meillä kuitenkin liikkuu edelleen runsaasti papereita, minkä vuoksi on tarpeen tulla toimipaikalle. 

Takanen suosittelee Syyttäjälaitosta työpaikkana siksi, että täällä voi tuntea tekevänsä tärkeää ja yhteiskunnallisesti merkittävää työtä. 

– Koen myös, että Syyttäjälaitos on työantajana reilu ja vakaa, hän toteaa.

Syyttäjänsihteerin työ 

•  Syyttäjänsihteereillä ei ole ns. omia syyttäjiä, vaan kaikki avustavat kaikkia. Esimerkiksi Espoon toimipaikassa syyttäjiä on keskimäärin 40 ja sihteereitä viisi. Sihteereillä on lisäksi tiiminvetäjä.
•  Syyttäjänsihteerit kirjaavat rikosasian vaiheita järjestelmiin, tekevät rekisteritarkistuksia, tilaavat selvityksiä, seuraavat määräaikoja ja tarvittaessa avustavat syyttäjiä muillakin tavoin.
•  Syyttäjänsihteerit hoitavat myös asiakaspalvelua.
•  Syyttäjänsihteereillä on omia vastuu- ja erikoistehtäviä. Perustehtävää täydentävät tiiminvetäjän, koulutussihteerin, ict-yhdyshenkilön, arkistovastaavan, kv-sihteerin ja digivalmentajan tehtävät, Lisäksi Syyttäjälaitoksessa on johdon sihteereitä ja nopean käsittelyn (NOTO) sihteereitä.

Akkusastoori: Töissä Syyttäjälaitoksessa Blogikirjoittaja: Kaisa Härkisaari

"Muutos ei pelota vaan tarjoaa mahdollisuuksia", todettiin Muuttuvan maailman sihteeritaidot -koulutuksessa. Kaikille syyttäjälaitoksen sihteereille järjestettiin viime vuoden lopussa kaksipäiväinen yhteiskoulutus suunnitteilla olevien aluejakojen mukaisesti.

Itä-Suomen sihteerit käynnistämässä ryhmätyöskentelyä Muuttuvan maailman sihteeritaidot -koulutuksessa.

Etelä-Suomen tilaisuuteen osallistuivat Helsingin, Länsi-Uudenmaan ja Itä-Uudenmaan sihteerit. Länsi-Suomessa mukana olivat Länsi-Suomen, Sisä-Suomen ja Pohjanmaan sihteerit. Itä-Suomen tilaisuuteen osallistuivat Salpausselän ja Itä-Suomen sihteerit. Pohjois-Suomen koulutuksessa olivat Oulun ja Lapin sihteerit.

Antoisinta oli verkostoituminen

Koulutuksen tavoitteena oli verkostoitua oman tulevan syyttäjäalueen kollegoiden kanssa ja antaa valmiuksia sihteeritaitojen ylläpitämiseen tulevaisuudessa. Yhteydenpito tulevan alueen kollegoihin on jatkossa helpompaa, kun kasvot ovat tuttuja.

- Tärkeintä näiden päivien aikana oli verkostoitua alueen muiden sihteereiden kanssa, syyttäjänsihteeri Minna Keinonen summasi koulutuksen antia.

Samaa mieltä oli syyttäjänsihteeri Liisa Laine:

- Oli oikein hedelmällistä nähdä yhdistymisen jälkeen tulevat uudet kollegat ja tutustua heihin.

"Yhteen hiileen puhaltaminen on muutosvaiheessa tärkeää."

Sihteerit kokivat koulutuksen hyödylliseksi monestakin syystä.

- Koulutus oli hyvin suunniteltu, ja se poikkesi aiemmista. Tämä koulutus antoi valmiuksia tulevaan organisaatiouudistukseen. Se myös käynnisti ajatustyön ja valmistautumisen tulevaan muutokseen, taloushallinnon asiantuntija Elvi Rantahalvari pohti.

Syyttäjänsihteeri Merja Mäki-Teppo piti tärkeänä sitä, että tilaisuudessa kuultiin sihteerien ajatuksia, tuntemuksia ja huomioita uudistuksesta, ja ne luvattiin viedä eteenpäin.

- Tuli myös todettua, että samassa veneessä ollaan, ja yhteen hiileen puhaltaminen on muutosvaiheessa tärkeää, Merja totesi.

Yhtenäiset toimintatavat nähtiin hyödyllisinä

Tunnelma kaikissa koulutuksissa oli muutoksille avoin, ja kiinnostusta sihteerityön kehittämiseen yhdessä löytyi. Uusien alueiden nähtiin tarjoavan mahdollisuuksia mm. järjestää sijaisuudet entistä paremmin, kehittää asiakaspalvelua ja oppia työkavereilta.

Jotta sijaisuudet voidaan järjestää sujuvasti, tarvitaan ainakin osin nykyistä yhtenäisempiä työtapoja – haasteista riippumatta.

- Keskusteluissa ilmeni, että vaikka perustyö on kaikilla samanlaista, erilaisia käytäntöjä on melkein yhtä monta kuin alueella on palvelutoimistoja. Omat haasteensa työtapojen yhtenäistämiseen ja sijaistuksiin tuovat alueen useat poliisilaitokset ja käräjäoikeudet, Minna Keinonen pohti.

Hänen mielestään on hyvä tietää, mistä lähtökohdista työtapoja aletaan kehittää. Niiden kehittäminen ei ole pelkästään syyttäjänvirastosta kiinni.

Uudet alueet tarjoavat mahdollisuuden järjestää sijaisuudet entistä paremmin.

Merja Mäki-Teppo pitää tärkeänä myös selkeitä, yksityiskohtaisia toimintatapoja, ohjeita ja työnkuvia. Yhteisten ohjeiden kannalla on myös Minna Keinonen.

- Yksi virasto ja sen myötä yksi yhteinen työjärjestys sekä muut yhteiset ohjeet mahdollistavat oikeudenmukaisen ja tasapuolisen kohtelun virkapaikan sijainnista riippumatta.

Kysymyksiä yhä vailla vastausta

Sihteerit arvelevat tarvitsevansa tukea työhönsä tulevassa organisaatiossa. Neuvoja tarvitaan ainakin Skypen käytössä sekä sähköisten pöytäkirjojen käyttöönotossa ja laatimisessa. Myös videotapaamisia kaivattiin, jotta voidaan yhdessä käydä läpi eteen tulevia uusia asioita ja ongelmatilanteita.

Moni asia jäi vielä ilman vastausta. Mitä perussihteerin työhön kuuluu organisaatiomuutoksen jälkeen? Pysyykö työni edelleen monipuolisena ja mielekkäänä vai yksipuolistuuko se? Ovatko IT-taitoni riittävän hyvät? Pysynkö mukana jatkuvassa muutoksessa? Onko etätyö vihdoin mahdollista myös sihteereille? Miten hyvä sidosryhmäyhteistyö onnistuu jatkossa? Voiko jatkossakin työskennellä omassa toimipisteessä?

Yhteiset ohjeet mahdollistavat tasapuolisen kohtelun virkapaikan sijainnista riippumatta.

Alueellisia koulutuspäiviä toivottiin järjestettävän myös jatkossa, jotta kollegojen kohtaaminen, työtapojen yhtenäistäminen ja ajankohtaisista asioista keskusteleminen onnistuisi vaivattomasti.

Moni suhtautuu tulevaan uudistukseen rauhallisin mieli, eikä uuden oppimistakaan kaihdeta.

- Yleensä muutokset tuovat uutta intoa työhön, kun alun haasteellisuudet on ohitettu. Oma asenne on muutoksessa kuin muutoksessa ratkaiseva tekijä, Merja Mäki-Teppo uskoo.

Tästä on hyvä jatkaa yhteistä taivalta kohti uutta organisaatiota.

Sihteerit istumassa kahden pitkän pöydän äärellä ja lukemassa papereita.

Akkusastoori: Ammattiasiaa Syyttäjälaitoksen uudistaminen