Valikko

Sivut, joissa tagi kehittäminen (yso p4230) .


Reetta Päivänen aloitti toukokuun puolivälissä asiantuntijana AIPA-hanketoimistossa. Hän uskoo, että AIPA nopeuttaa työskentelyä ja lisää eri toimipaikkojen välistä joustavuutta. Sähköiseen työskentelytapaan siirtymistä kannattaa harjoitella jo nyt.

Reetta Päivänen poseeraa AIPA-toimistolla.
 

Millainen työhistoria sinulla on?

Olen työskennellyt seitsemän vuotta käräjäsihteerinä ja 1,5 vuotta syyttäjänsihteerinä. Lisäksi olen toiminut ICT-yhdyshenkilönä, VYVI-projektipäällikkönä ja AIPA-virastokouluttajana. Tällä hetkellä olen virkavapaalla Salpausselän syyttäjänvirastosta.

Miksi hait töihin AIPA-hanketoimistoon?

Työtapojen kehittäminen sekä tuomioistuinten ja syyttäjälaitoksen digitalisoituminen ovat kiinnostaneet minua jo pitkään. Hain asiantuntijan tehtävää, koska AIPA-hanke tarjoaa ainutlaatuisen mahdollisuuden päästä vaikuttamaan tulevan tietojärjestelmän käytettävyyteen syyttäjälaitoksen henkilöstön kannalta. Toimin hankkeessa sekä syyttäjälaitoksen että tuomioistuinten kansliahenkilökunnan työn asiantuntijana.

Mitä toimenkuvaasi kuuluu?

Osallistun erityisesti rikosasioihin liittyvien toiminnallisuuksien määrittelyyn mutta myös yleisten toimintojen suunnitteluun. Testaan tietojärjestelmän osia, kirjaan testaushavaintoni ja testaan tarvittaessa uudelleen. Lisäksi toimin kouluttajana sekä yleisissä hallinnonalan koulutuksissa että AIPAn käyttöönottoon liittyvissä koulutuksissa.

Miltä uusi työ on tuntunut?

Ensimmäinen kuukausi projektin parissa on sisältänyt paljon uuden opettelemista etenkin tuotekehityksen kulusta ja tietojärjestelmän määrittelytyöstä. Työpäiväni ovat täyttyneet nopeasti erilaisilla kokouksilla. Yksi AIPAn vahvuuksista on suunnittelemisen asiantuntijalähtöisyys, mikä tarkoittaa sitä, että pääsin osallistumaan määrittelytyöhön heti ensimmäisellä työviikollani. Toimimme samassa työtilassa tietojärjestelmäasiantuntijoiden kanssa, mikä mahdollistaa AIPAn toimintojen jatkuvan ja sujuvan kehittämisen. Koen tällaisessa projektiorganisaatiossa työskentelyn todella mielenkiintoiseksi ja innostavaksi.

Miten tavallinen työntekijä voi saada äänensä kuuluviin AIPAn suunnittelussa?

Hanketoimistossa on noin kymmenen erilaisissa asiantuntijatehtävissä toimivaa kentän edustajaa niin syyttäjälaitoksesta, käräjäoikeuksista kuin hovioikeudesta. Meidän lisäksemme kentän äänenä toimivat hovioikeuspiirikohtaiset alueelliset avainvaikuttajat, virastokouluttajat, pilotoijat sekä tuki- ja virtuaalitiimien jäsenet. Hanketoimisto ja alueelliset avainvaikuttajat käyvät tälläkin hetkellä keskustelua siitä, miten hankkeen ja kentän välistä yhteistyötä voitaisiin vahvistaa entisestään.

Kentän edustajien lisäksi hanke tekee tiivistä yhteistyötä monien sidosryhmien, kuten poliisin VITJA-hankkeen, kanssa. Tämä laaja yhteistyöverkosto mahdollistaa valtakunnallisen avoimen keskustelun AIPAn kehittämisestä.

Millä mielin odotat AIPAa? Miten se tulee vaikuttamaan erityisesti sihteereiden toimenkuvaan?

Odotan AIPAa innolla. Se tulee korvaamaan syyttäjälaitoksen Sakarin ja Notesin lisäksi myös monia tuomioistuinten tietojärjestelmiä. Kun kaikki viraston asiat käsitellään ja asiakirja-aineisto säilytetään yhdessä tietojärjestelmässä, päivittäinen työskentely nopeutuu ja selkeytyy. Sähköisiin työskentelytapoihin siirtyminen saattaa avata mahdollisuuden sihteerien etäpäivien pitämiseen ja lisää eri toimipaikkojen välistä joustavuutta.

Toimenkuvaasi kuuluu myös muutosjohtaminen. Mitä se käytännössä tarkoittaa?

AIPAn käyttöönotto ei merkitse ainoastaan uuden tietojärjestelmän opettelua, vaan siihen liittyy olennaisesti sähköisiin työskentelytapoihin siirtyminen. Hanketoimisto huomioi tämän erittäin tärkeän toimintakulttuurin muutoksen sekä tietojärjestelmän kehittämisessä että koulutuksissaan. Hanketoimiston vetämä muutosjohtamisverkosto pyrkii kannustamaan virastoja totuttautumaan jo nyt uusiin työskentelytapoihin erilaisten sähköisten kokeilujen kautta. Kaikkia käyttäjiä on tarkoitus tukea tässä toimintakulttuurin muutoksessa.

Mitä terveisiä haluat lähettää syyttäjälaitoksen väelle?

Muutoksiin on aina helpompi sitoutua silloin, kun saa itse olla mukana muutoksen suunnittelussa. Syyttäjälaitoksessa on erittäin ammattitaitoista, vahvalla työkokemuksella varustettua väkeä. Te tiedätte parhaiten oman työnne vaatimat edellytykset. Siksi toivon kaikkien kentän edustajien olevan minuun yhteydessä AIPAan liittyvissä pohdinnoissaan!

Akkusastoori: Ammattiasiaa ICT ja tietosuoja AIPA Henkilöstö Blogikirjoittaja: Virve Streng

"Muutos ei pelota vaan tarjoaa mahdollisuuksia", todettiin Muuttuvan maailman sihteeritaidot -koulutuksessa. Kaikille syyttäjälaitoksen sihteereille järjestettiin viime vuoden lopussa kaksipäiväinen yhteiskoulutus suunnitteilla olevien aluejakojen mukaisesti.

Itä-Suomen sihteerit käynnistämässä ryhmätyöskentelyä Muuttuvan maailman sihteeritaidot -koulutuksessa.

Etelä-Suomen tilaisuuteen osallistuivat Helsingin, Länsi-Uudenmaan ja Itä-Uudenmaan sihteerit. Länsi-Suomessa mukana olivat Länsi-Suomen, Sisä-Suomen ja Pohjanmaan sihteerit. Itä-Suomen tilaisuuteen osallistuivat Salpausselän ja Itä-Suomen sihteerit. Pohjois-Suomen koulutuksessa olivat Oulun ja Lapin sihteerit.

Antoisinta oli verkostoituminen

Koulutuksen tavoitteena oli verkostoitua oman tulevan syyttäjäalueen kollegoiden kanssa ja antaa valmiuksia sihteeritaitojen ylläpitämiseen tulevaisuudessa. Yhteydenpito tulevan alueen kollegoihin on jatkossa helpompaa, kun kasvot ovat tuttuja.

- Tärkeintä näiden päivien aikana oli verkostoitua alueen muiden sihteereiden kanssa, syyttäjänsihteeri Minna Keinonen summasi koulutuksen antia.

Samaa mieltä oli syyttäjänsihteeri Liisa Laine:

- Oli oikein hedelmällistä nähdä yhdistymisen jälkeen tulevat uudet kollegat ja tutustua heihin.

"Yhteen hiileen puhaltaminen on muutosvaiheessa tärkeää."

Sihteerit kokivat koulutuksen hyödylliseksi monestakin syystä.

- Koulutus oli hyvin suunniteltu, ja se poikkesi aiemmista. Tämä koulutus antoi valmiuksia tulevaan organisaatiouudistukseen. Se myös käynnisti ajatustyön ja valmistautumisen tulevaan muutokseen, taloushallinnon asiantuntija Elvi Rantahalvari pohti.

Syyttäjänsihteeri Merja Mäki-Teppo piti tärkeänä sitä, että tilaisuudessa kuultiin sihteerien ajatuksia, tuntemuksia ja huomioita uudistuksesta, ja ne luvattiin viedä eteenpäin.

- Tuli myös todettua, että samassa veneessä ollaan, ja yhteen hiileen puhaltaminen on muutosvaiheessa tärkeää, Merja totesi.

Yhtenäiset toimintatavat nähtiin hyödyllisinä

Tunnelma kaikissa koulutuksissa oli muutoksille avoin, ja kiinnostusta sihteerityön kehittämiseen yhdessä löytyi. Uusien alueiden nähtiin tarjoavan mahdollisuuksia mm. järjestää sijaisuudet entistä paremmin, kehittää asiakaspalvelua ja oppia työkavereilta.

Jotta sijaisuudet voidaan järjestää sujuvasti, tarvitaan ainakin osin nykyistä yhtenäisempiä työtapoja – haasteista riippumatta.

- Keskusteluissa ilmeni, että vaikka perustyö on kaikilla samanlaista, erilaisia käytäntöjä on melkein yhtä monta kuin alueella on palvelutoimistoja. Omat haasteensa työtapojen yhtenäistämiseen ja sijaistuksiin tuovat alueen useat poliisilaitokset ja käräjäoikeudet, Minna Keinonen pohti.

Hänen mielestään on hyvä tietää, mistä lähtökohdista työtapoja aletaan kehittää. Niiden kehittäminen ei ole pelkästään syyttäjänvirastosta kiinni.

Uudet alueet tarjoavat mahdollisuuden järjestää sijaisuudet entistä paremmin.

Merja Mäki-Teppo pitää tärkeänä myös selkeitä, yksityiskohtaisia toimintatapoja, ohjeita ja työnkuvia. Yhteisten ohjeiden kannalla on myös Minna Keinonen.

- Yksi virasto ja sen myötä yksi yhteinen työjärjestys sekä muut yhteiset ohjeet mahdollistavat oikeudenmukaisen ja tasapuolisen kohtelun virkapaikan sijainnista riippumatta.

Kysymyksiä yhä vailla vastausta

Sihteerit arvelevat tarvitsevansa tukea työhönsä tulevassa organisaatiossa. Neuvoja tarvitaan ainakin Skypen käytössä sekä sähköisten pöytäkirjojen käyttöönotossa ja laatimisessa. Myös videotapaamisia kaivattiin, jotta voidaan yhdessä käydä läpi eteen tulevia uusia asioita ja ongelmatilanteita.

Moni asia jäi vielä ilman vastausta. Mitä perussihteerin työhön kuuluu organisaatiomuutoksen jälkeen? Pysyykö työni edelleen monipuolisena ja mielekkäänä vai yksipuolistuuko se? Ovatko IT-taitoni riittävän hyvät? Pysynkö mukana jatkuvassa muutoksessa? Onko etätyö vihdoin mahdollista myös sihteereille? Miten hyvä sidosryhmäyhteistyö onnistuu jatkossa? Voiko jatkossakin työskennellä omassa toimipisteessä?

Yhteiset ohjeet mahdollistavat tasapuolisen kohtelun virkapaikan sijainnista riippumatta.

Alueellisia koulutuspäiviä toivottiin järjestettävän myös jatkossa, jotta kollegojen kohtaaminen, työtapojen yhtenäistäminen ja ajankohtaisista asioista keskusteleminen onnistuisi vaivattomasti.

Moni suhtautuu tulevaan uudistukseen rauhallisin mieli, eikä uuden oppimistakaan kaihdeta.

- Yleensä muutokset tuovat uutta intoa työhön, kun alun haasteellisuudet on ohitettu. Oma asenne on muutoksessa kuin muutoksessa ratkaiseva tekijä, Merja Mäki-Teppo uskoo.

Tästä on hyvä jatkaa yhteistä taivalta kohti uutta organisaatiota.

Sihteerit istumassa kahden pitkän pöydän äärellä ja lukemassa papereita.

Akkusastoori: Ammattiasiaa Syyttäjälaitoksen uudistaminen

Tietoa Akkusastoorista

Akkusastoori on Syyttäjälaitoksen tiedotuslehti omalle henkilökunnalle ja sidosryhmille. Lehti kertoo, mitä Syyttäjälaitoksessa tapahtuu, ja käsittelee muitakin alan ajankohtaisia asioita.